Verordnung über das Informationssystem Ordipro

(Ordipro-Verordnung) vom 22. März 2019 (Stand am 1. Juni 2025)

¹ SR 235.2

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems Ordipro (Ordipro) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Art. 2 Zweck

Das Ordipro dient dem EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben, die durch das Protokoll EDA und die ständige Mission der Schweiz beim Büro der Vereinten Nationen und bei den anderen internationalen Organisationen in Genf (Mission Genf) gemäss internationalem Recht und in Anwendung des Gaststaatgesetzes vom 22. Juni 2007² (GSG) wahrgenommen werden. Es dient insbesondere:

der Verwaltung, Kontrolle und Administration der Personen nach Artikel 2 Absatz 2 GSG (begünstigte Personen);

der Ausstellung und Verwaltung von Legitimationskarten;

der Verwaltung von Informationen zu Schulden von begünstigten Personen;

der Verwaltung von Informationen zu Streitfällen, Straf-, Zivil- und Verwaltungsverfahren, die begünstigte Personen oder ausländische Vertretungen betreffen;

der Erstellung von Auswertungen und Statistiken.

² SR 192.12

Art. 3 Verantwortlichkeiten

Das Protokoll EDA und die Mission Genf tragen die Verantwortung für das Ordipro.

2. Abschnitt: Datenbearbeitung

Art. 4 Bearbeitete Daten

¹ Im Ordipro werden die Daten der begünstigten Personen bearbeitet.

² Welche Daten bearbeitet werden, ist im Anhang aufgeführt.

Art. 5 Erfassung der Daten

¹ Die Daten werden vom Protokoll EDA und von der Mission Genf im Ordipro erfasst.

² Werden die Daten von einer ausgewählten internationalen Organisation oder Vertretung provisorisch erfasst, so werden sie von der Mission Genf oder vom Protokoll EDA überprüft und anschliessend definitiv ins System aufgenommen.

³ Das Ordipro teilt jeder neu erfassten Person automatisch eine Nummer zu.

⁴ Die im Ordipro erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947³ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.⁴

³ SR 831.101

⁴ Fassung gemäss Anhang Ziff. II 10 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 ( AS 2021 800 ).

Art. 6 Zugriff auf andere Informationssysteme

¹ Das Ordipro greift mittels Online-Abfrage auf folgende Systeme zu den nachstehenden Zwecken zu:

das automatisierte Polizeifahndungssystem (RIPOL): zur Prüfung, ob die im Ordipro erfassten Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens eingetragen sind;

das Zentrale Migrationsinformationssystem (ZEMIS): zur Prüfung der Visumsgesuche, einschliesslich des Entscheids im Zuständigkeitsbereich des EDA;

das nationale Visumsystem (ORBIS): zur Prüfung der Visumgesuche, einschliesslich der Beschwerden im Zuständigkeitsbereich des EDA.

² Die Resultate der Abfragen werden im Ordipro nicht gespeichert.

Art. 7 Bearbeitungsrechte

¹ Das Protokoll EDA und die Mission Genf verfügen für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

² Die folgenden Stellen können die Daten nach dem Anhang im Rahmen ihrer Zugriffsrechte zur Identitätsabklärung einsehen:

die Einwohnerdienste und Polizeibehörden der Kantone und Gemeinden;

die zuständigen Stellen der Kantone für die Krankenversicherung;

das Bundesamt für Polizei (fedpol);

das Staatssekretariat für Migration (SEM);

die kantonalen und kommunalen Ausgleichskassen;

der Nachrichtendienst des Bundes (NDB);

die Staatsanwaltschaften des Bundes und der Kantone;

die kantonalen Betreibungsämter.

³ Die folgenden Stellen können die Daten nach dem Anhang zur Erfüllung der nachstehenden Zwecke bearbeiten:

die Politische Direktion: für Abklärungen im Rahmen von Akkreditierungen und zur Pflege der bilateralen Beziehungen;

die Direktion für Völkerrecht: zur Überprüfung von Ansprüchen im Rahmen des diplomatischen und konsularischen Rechts;

die Grenzkontrollbehörden: zur Durchführung der Personenkontrolle;

ausgewählte internationale Organisationen und Vertretungen nach Artikel 5 Absatz 2: zur Erfassung, Kontrolle und Verwaltung der Daten der von ihnen gemeldeten Personen;

die Behörden des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit ⁵ : zur Identitätsabklärung und zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Zollgesetzgebung;

die Motorfahrzeugkontrollen und Strassenverkehrsämter der Kantone: zur Kontrolle der Fahrzeuge und zur Identitätsabklärung der Fahrzeugführerinnen und Fahrzeugführer;

die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer⁶;

die Steuerbehörden des Bundes, der Kantone und der Gemeinden: zur Abklärung einer allfälligen Steuerpflicht.

⁴ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

⁵ Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

⁵ Die Bezeichnung der Verwaltungseinheit wurde in Anwendung von Art. 20 Abs. 2 der Publikationsverordnung vom 7. Okt. 2015 ( SR 170.512.1 ) auf den 1. Jan. 2022 angepasst ( AS 2021 589 ). Diese Anpassung wurde im ganzen Text vorgenommen.

⁶ Ausdruck gemäss Anhang Ziff. II 10 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 ( AS 2021 800 ). Diese Änd. wurde im ganzen Erlass berücksichtigt.

Art. 8 Bekanntgabe von Daten

¹ Den folgenden Stellen werden die Daten nach dem Anhang automatisch und verschlüsselt übermittelt:

a.⁷

dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025⁸ und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007⁹;

der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer;

dem fedpol: für die Online-Abfrage nach Artikel 6 Buchstabe a;

dem SEM: für die Online-Abfrage nach Artikel 6 Buchstaben b und c;

dem Hersteller der Legitimationskarten: zur Herstellung der Legitimationskarten;

den Erbringern von vergütungsfreien, mehrwertsteuerfreien und zollfreien Leistungen: zur Überprüfung der Bezugsberechtigungen;

den ausgewählten internationalen Organisationen und Vertretungen nach Artikel 5 Absatz 2: zur Bestätigung der von ihnen erfassten und übermittelten Daten über die von ihnen gemeldeten Personen;

den für die Führung der Einwohnerregister zuständigen Stellen: zur Kontrolle der Mutationen im Einwohnerregister;

der Erhebungsstelle nach Artikel 69 d des Bundesgesetzes vom 24. März 2006¹⁰ über Radio und Fernsehen: zur Erhebung der Abgabe für Radio und Fernsehen;

dem Centre d’Accueil – Genève Internationale (CAGI): zur Erfüllung seiner Aufgaben, insbesondere zur Unterstützung der Betroffenen bei der Ankunft und Integration in der Schweiz;

der Steuerverwaltung des Kantons Genf: zur Prüfung der Steuerpflicht von Inhaberinnen und Inhabern einer Legitimationskarte, die keine Steuerfreiheit geniessen.

² Das Protokoll EDA und die Mission Genf können im Ordipro erfasste Daten anderen Behörden bekanntgeben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen und sie über die nötige rechtliche Grundlage verfügen.

⁷ Fassung gemäss Anhang 3 Ziff. 3 der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025, in Kraft seit 1. Juni 2025 ( AS 2025 318 ).

⁸ SR 431.011

⁹ SR 431.021

¹⁰ SR 784.40

Art. 9 Dokumente

Im Ordipro können alle Dokumente zu im System erfassten Personen gespeichert werden.

Art. 10 Vernichtung von Datensätzen

¹ Fünf Jahre nach der Erfassung der Angabe «abgemeldet» werden die Daten dem Bundesarchiv übergeben und anschliessend, spätestens jedoch ein Jahr nach der Übergabe vernichtet, es sei denn, die betroffene Person weist eine Pendenz auf, die insbesondere Schulden, einen Streitfall oder ein Straf-, Zivil- oder Verwaltungsverfahren betrifft.

² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen

Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Ordipro verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Protokoll EDA oder der Mission Genf an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Art. 12 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Ordipro die individuellen Zugriffsrechte.

² Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 13 Sorgfaltspflichten

¹ Das Protokoll EDA und die Mission Genf sorgen dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Sie stellen sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 14 Bearbeitungsreglement

Das Protokoll EDA und die Mission Genf erlassen ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 15 Protokollierung

¹ Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.¹¹

¹¹ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 30 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses

Die Ordipro-Verordnung vom 7. Juni 2004¹² wird aufgehoben.

¹² [ AS 2004 2951 ; 2007 6657 Anhang Ziff. 6, 6719 Anhang Ziff. 3; 2009 6937 Anhang 4 Ziff. II 11; 2016 2151 Ziff. III]

Art. 17 Änderung anderer Erlasse

Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:

…¹³

¹³ Die Änderungen können unter AS 2019 1089 konsultiert werden.

Art. 18 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Mai 2019 in Kraft.

Anhang

(Art. 4 Abs. 2, 7 Abs. 2 und 3 sowie 8 Abs. 1)

Im System erfasste Personendaten und Bearbeitungsrechte

Aufschlüsselung der in der Tabelle verwendeten Kurzformen

Zugriffsberechtigte / Daten empfangende Stellen
Protokoll EDA
Mission Genf
Einwohnerdienste/Polizeibehörden	Einwohnerdienste und Polizeibehörden der Kantone und Gemeinden
Krankenversicherung GE	Dienst für die Krankenversicherung des Kantons Genf
fedpol	Bundesamt für Polizei
SEM	Staatssekretariat für Migration
Ausgleichskassen	Kantonale und kommunale Ausgleichskassen
NDB	Nachrichtendienst des Bundes
PD	Politische Direktion
DV	Direktion für Völkerrecht
GzKB	Grenzkontrollbehörden
IO/VT	Ausgewählte internationale Organisationen und Vertretungen nach Artikel 5 Absatz 2
BAZG	Behörden des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit
MFK/SVA	Motorfahrzeugkontrollen und Strassenverkehrsämter der Kantone
ZAS	Zentrale Ausgleichsstelle
Steuerbehörden	Steuerbehörden des Bundes, der Kantone und der Gemeinden
Betreibungsämter	Betreibungsämter der Kantone
Staatsanwaltschaften	Staatsanwaltschaften des Bundes und der Kantone
BFS	Bundesamt für Statistik
LEGI	Hersteller der Legitimationskarten
Erbringer zollfreier Leistungen	Erbringern von vergütungsfreien, mehrwertsteuerfreien und zollfreien Leistungen
Einwohnerregisterämter	Einwohnerregisterämter
Erhebungsstelle RTV	Erhebungsstelle Abgabe Radio und Fernsehen
CAGI	Centre d’Accueil – Genève Internationale
Steuerbehörden GE	Steuerbehörden des Kantons Genf

Bearbeitungsrechte

Vollständige Bearbeitungsrechte

Leserecht

Erfassen: Vorerfassung und Übermittlung

Verschlüsselte Datenübermittlung