Verordnung zum Gesetz über die Einwohnerregister- und die Stimmregisterplattform (114.4)
    CH - SO

    Verordnung zum Gesetz über die Einwohnerregister- und die Stimmregisterplattform

    Verordnung zum Gesetz über die Einwohnerregister- und die Stimmregisterplattform (VESP) Vom 10. November 2015 (Stand 1. März 2016) Der Regierungsrat des Kantons Solothurn gestützt auf §§ 4 Absatz 2, 11 Absatz 1 und 12 Absatz 1 des Gesetzes über die Einwohnerregister- und die Stimmregisterplattform (GESP) vom 5. No - vember 2014
    1 ) beschliesst:

    1. Allgemeines

    § 1 Gegenstand

    1 Diese Verordnung regelt, welche Behörden Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform haben, die Art und den Inhalt ihrer Zugriffsbe - rechtigung, die Aufbewahrung von Personendaten in der Einwohnerregis - terplattform sowie die zu verwendenden Daten-Standards.

    2. Zugriffsberechtigung

    2.1. Berechtigungsverfahren

    § 2 Grundsatz

    1 Auf die Erteilung einer Zugriffsberechtigung besteht kein Anspruch.

    § 3 Berechtigungsgremien

    1 Berechtigungsgremien im Rahmen des Berechtigungsverfahrens sind der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz, die Koordinations - gruppe GERES-Gemeinden und der GERES-Berechtigungsausschuss.
    2 Die Koordinationsgruppe GERES-Gemeinden setzt sich aus zwei Vertrete - rinnen oder Vertretern des Verbandes Solothurner Einwohnergemeinden (VSEG) und des Verbandes des Gemeindepersonals des Kantons Solothurn (VGSo) zusammen.
    1) BGS 114.3 . GS 2015, 55
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    3 Der GERES-Berechtigungsausschuss setzt sich aus vier Vertretern oder Ver - treterinnen der kantonalen Stellen, dem oder der Beauftragten für In - formation und Datenschutz sowie aus zwei Vertreterinnen oder Vertretern des Verbandes Solothurner Einwohnergemeinden (VSEG) und des Verban - des des Gemeindepersonals des Kantons Solothurn (VGSo) zusammen.
    4 Die Vertretung der kantonalen Stellen wird vom zuständigen Departe - ment bestimmt.

    § 4 Antrag

    1 Die Behörde, die um Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform ersucht, hat beim zuständigen Departement einen begründeten Antrag einzureichen.
    2 Das Departement leitet das Antragsformular an die Berechtigungsgremi - en weiter.

    § 5 Berechtigungsverfahren

    1 Für jeden Antrag auf Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform ist ein zweistufiges Berechtigungsverfahren vorgesehen (Testphase und Produktionsstufe).
    2 Mit der Zustimmung aller Berechtigungsgremien wird der Antrag stellen - den Behörde die Testberechtigung für den Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform erteilt.
    3 Die Testphase ist auf maximal zwölf Monate befristet.
    4 Nach Abschluss der Testphase prüfen die Berechtigungsgremien, ob der beantragte Anschluss definitiv erteilt werden kann und stellen dem Regie - rungsrat entsprechend Antrag.
    5 Der Regierungsrat entscheidet abschliessend über den Zugriff der Antrag stellenden Behörde auf die Einwohnerregisterplattform.

    § 6 Erteilung einer Berechtigung an Mitarbeitende einer Behörde

    1 Der Leiter oder die Leiterin einer Behörde bestimmt, welche Mitarbeiten - den die der Behörde erteilte Zugriffsberechtigung ausüben.
    2 Er oder sie meldet die zugriffsberechtigten Mitarbeitenden sowie diesbe - zügliche Änderungen dem zuständigen Departement.

    § 7 Einmalige Abfrage

    1 Mit Zustimmung aller Berechtigungsgremien kann das zuständige Depar - tement einer Behörde gemäss § 3 GESP
    1 ) einmalig Daten der Einwohnerre - gisterplattform zur Verfügung stellen.
    2 Behörden können bei einer zentralen Stelle Auskünfte aus der kantona - len Einwohnerregisterplattform einholen, soweit die Voraussetzungen für eine Amtshilfe erfüllt sind.
    1) BGS 114.3 .
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    2.2. Berechtigungsverzeichnis

    § 8 Zugriffsberechtigte Behörden und Zugriffsberechtigung

    1 Das zuständige Departement führt ein Berechtigungsverzeichnis, aus wel - chem hervorgeht, welchen Behörden eine Zugriffsberechtigung auf Daten der Einwohnerregisterplattform erteilt wurde, und aus welchem auch die Art und der Inhalt der jeweiligen Zugriffsberechtigung ersichtlich ist.
    2 Das Berechtigungsverzeichnis nach Absatz 1 wird vom zuständigen De - partement fortlaufend aktualisiert.
    3 Das zuständige Departement publiziert auf dem Internet die Art und den Inhalt der Zugriffsberechtigungen der Behörden.

    2.3. Verantwortung für eine ordnungsgemässe Abfrage

    § 9 Zuständigkeit

    1 Der Leiter oder die Leiterin der berechtigten Behörde stellt sicher, dass a) der Zugriff an nicht mehr Arbeitsplätzen als erforderlich ermöglicht wird; b) nur abfrageberechtigte Personen Zugriffsrechte haben; c) die abfrageberechtigten Personen die Zugriffe ausschliesslich für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe nutzen.

    3. Protokollierung und Überprüfung der

    Datenabfragen

    § 10 Protokollierung der Datenabfragen

    1 Jede Abfrage von Daten aus der Einwohnerregisterplattform wird elek - tronisch protokolliert. Es ist die vom zuständigen Departement bestimmte Version nach § 14 Absatz 1 zu verwenden.
    2 Die Protokollierung umfasst a) die abfragende Behörde sowie die abfragende Person, b) die abgefragte Person und die abgefragten Daten, c) den Zeitpunkt der Abfrage.
    3 Wird durch die Berechtigungsgremien eine Berechtigung für ein Drittsys - tem (Webservice) erteilt, muss das Drittsystem die elektronische Protokol - lierung sicherstellen.
    4 Die Protokolle werden nach 12 Monaten gelöscht.

    § 11 Überprüfung von Datenabfragen

    1 Der Leiter oder die Leiterin der zugriffsberechtigten Behörde kann die protokollierten Datenabfragen stichprobenweise und personenbezogen auf Unregelmässigkeiten hin prüfen.
    2 Die geprüften Personen und der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz werden vom Leiter oder der Leiterin über den Umfang und das Ergebnis der durchgeführten Prüfungen informiert.
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    4. Entzug oder Aufhebung der

    Zugriffsberechtigung

    § 12 Missbrauch der Zugriffsberechtigung

    1 Stellt der Leiter oder die Leiterin Unregelmässigkeiten oder gar Miss - brauch fest, trifft er oder sie die die erforderlichen Massnahmen. Er oder sie kann der betroffenen Person insbesondere die Zugriffsberechtigung entziehen.
    2 Bei Missbrauch durch eine Behörde erfolgt eine Meldung an die Berechti - gungsgremien. Diese prüfen den Sachverhalt und beantragen dem Regie - rungsrat gegebenenfalls den Entzug der Zugriffsberechtigung der Behör - de.

    § 13 Aufhebung der Zugriffsberechtigung

    1 Ist der Bedarf einer Behörde nach der erteilten Zugriffsberechtigung teil - weise oder gar nicht mehr nachgewiesen, wird diese auf Antrag der Be - rechtigungsgremien durch den Regierungsrat eingeschränkt oder aufgeho - ben.

    5. Daten-Standards und Versionen

    § 14 eCH-Standards und Versionen

    1 Für den Austausch von Personendaten sind jeweils die vom Departement bestimmten Versionen der Standards für E-Government in der Schweiz (eCH-Standards) zu verwenden.

    6. Löschung und Aufbewahrung der Daten

    § 15 Grundsatz

    1 Folgende Daten der in der Einwohnerregisterplattform verzeichneten Personen werden gelöscht: a) ein vorangegangenes Datum zu einem Merkmal nach zehn Jahren nach seiner Veränderung; b) bei Wegzug oder Tod einer Person alle Daten zehn Jahre nach Weg - zug oder Tod der betreffenden Person; c) Daten, die gemäss Meldung einer Gemeinde nicht mehr in den Re - gistern geführt werden, zehn Jahre nach der letzten Meldung.
    2 Die Löschung der Daten in den Fällen von Absatz 1 erfolgt am Ende des laufenden Kalenderjahres.
    3 Solange eine Löschung dieser Daten aus technischen Gründen nicht mög - lich ist, sind die Zugriffe auf diese Daten inaktiv zu setzen.
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    § 16 Aufbewahrung von Daten im Staatsarchiv

    1 Vorbehalten bleibt die Pflicht zur Anbietung von Dokumenten an das Staatsarchiv gemäss § 8 ff. des Archivgesetzes vom 25. Januar 2006
    1 )
    . RRB Nr. 2015/1807 vom 10. November 2015. Die Einspruchsfrist ist am 11. Januar 2016 unbenutzt abgelaufen. Inkrafttreten am 1. März 2016. Publiziert im Amtsblatt vom 15. Januar 2016.
    1) BGS 122.51 .
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