(3) Neben § 7 Absatz 4 Satz 1 sind der zuständigen Behörde auch beabsichtigte Änderungen unverzüglich anzuzeigen, die Angaben gemäß Absatz 1 betreffen. Gleiches gilt bei der Absicht, den Betrieb ganz oder teilweise einzustellen oder die Vertragsbedingungen wesentlich zu ändern. Mit der Anzeige nach Satz 2 sind Angaben über die geplante ordnungsgemäße Abwicklung der Vertragsverhältnisse mit den Bewohnerinnen und Bewohnern zu verbinden. Ist der Leistungsanbieter nach den zivilrechtlichen Bestimmungen zum Nachweis eines Leistungsersatzes verpflichtet, sind auch Angaben über die Folgeunterkunft und über die zukünftige Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner zu tätigen.
§ 13 Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
(1) Der Leistungsanbieter hat nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung Aufzeichnungen über den Betrieb zu machen. Die Qualitätssicherungsmaßnahmen und deren Ergebnisse sind so zu dokumentieren, dass sich aus ihnen der ordnungsgemäße Betrieb ergibt. Insbesondere muss ersichtlich werden:
die Nutzungsart, die Lage, die Zahl und die Größe der Räume sowie die Belegung der Wohnräume,
der Nachweis der baurechtlichen Nutzungsgenehmigung und die Niederschrift über das Ergebnis der Brandverhütungsschau,
der Nachweis von Prüfungen nach dem Infektionsschutzgesetz, soweit diese erforderlich sind,
der Name, der Vorname und die Ausbildung der Beschäftigten, deren regelmäßige Arbeitszeit, der Nachweis über Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, die von ihnen in der Einrichtung ausgeübte Tätigkeit und die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie die Dienstpläne,
der Name, der Vorname, das Geburtsdatum, der behinderungsbedingte Hilfebedarf der Bewohnerinnen und Bewohner sowie bei pflegebedürftigen Personen die Pflegestufe,
die Planung, der Verlauf und die Auswertung individueller Pflege- und Betreuungsprozesse,
die Bekanntgabe und Kommunikation von fachlichen Vorgaben, Handlungsrichtlinien und Anweisungen zur Tätigkeit der Beschäftigten in Pflege, Betreuung, Verpflegung und Hauswirtschaft,
der Zeitpunkt der Entgegennahme von Beschwerden und Verbesserungsvorschlägen zur Wohn- und Betreuungssituation, deren Inhalt, deren Auswertung sowie Zeitpunkt und Inhalt veranlasster Maßnahmen,
soweit erforderlich, der Vertrag nach § 12a Absatz 1 Satz 1 des Apothekengesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. Oktober 1980 (BGBl. I S. 1993), das zuletzt durch Artikel 16a des Gesetzes vom 28. Mai 2008 (BGBl. I S. 874, 906) geändert worden ist, die Nachweise über pharmazeutische Überprüfungen der Arzneimittelvorräte und über die Unterweisung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den sachgerechten Umgang mit Arzneimitteln,
die Maßnahmen zur Sicherung einer angemessenen Qualität des Wohnens und der Betreuung,
Art, Zeitpunkt und Dauer von freiheitsbeschränkenden und freiheitsentziehenden Maßnahmen bei Bewohnerinnen und Bewohnern sowie die Angabe des für die Anordnung der Maßnahme Verantwortlichen und
die für die aufgenommenen Personen verwalteten Gelder oder Wertsachen.
(2) Die Aufzeichnungen sind für jeden Standort, an welchem eine gemeinschaftliche Leistungserbringung im Sinne des § 3 Absatz 2 vorgenommen wird, gesondert zu fertigen. Aufzeichnungen, die für andere Stellen als die zuständige Behörde angelegt worden sind, können zur Erfüllung der Anforderungen des Absatzes 1 verwendet werden.
(3) Der Leistungsanbieter hat die Aufzeichnungen nach Absatz 1 am Ort der Einrichtung für die Durchführung von örtlichen Prüfungen vorzuhalten, sofern er dort über ein Dienstzimmer verfügt. Die Aufzeichnungen sind, insbesondere soweit sie personenbezogene Daten enthalten, so aufzubewahren, dass nur Berechtigte Zugang haben. Die Aufzeichnungen sowie die sonstigen Unterlagen und Belege über den Betrieb einer Einrichtung sind fünf Jahre aufzubewahren.
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